Wat is pre-screening van kandidaten?

Ik krijg regelmatig de vraag wat pre-screening nou precies inhoudt, en of het niet gewoon een duur woord is voor "kandidaten wegfilteren". Dat laatste is het niet, of zou het in elk geval niet moeten zijn. In dit artikel leg ik uit wat pre-screening is, waar het van verschilt, en hoe het er in de praktijk uitziet bij uitvoerende functies.

Wat pre-screening precies is

Pre-screening is het controleren van een beperkt aantal harde eisen en basisinformatie, vóórdat een kandidaat een volledig gesprek krijgt. Denk aan rijbewijs, opleiding, werkervaring, beschikbare uren of reisafstand. Het is dus geen uitgebreide beoordeling van iemands geschiktheid. Het is een eerste, snelle check op de punten waarvan je al wist dat ze belangrijk waren.

De vragen die bij pre-screening horen, stel je nu vaak toch al. Het verschil is het moment: in plaats van deze vragen pas te stellen tijdens een telefonisch of persoonlijk gesprek, stel je ze direct na de sollicitatie. Zo weet je binnen een paar minuten of het zinvol is om verder te gaan met iemand, in plaats van dat achteraf te ontdekken.

Waarom pre-screening bestaat

Bij veel sollicitaties voor uitvoerend werk gaat een flink deel van de tijd zitten in gesprekken die achteraf niet nodig bleken. Een kandidaat zonder het juiste rijbewijs, zonder de vereiste beschikbaarheid, of op te grote reisafstand: dat kom je vaak pas te weten na een telefoongesprek dat je ook had kunnen overslaan.

Pre-screening haalt die informatie naar voren. Niet om mensen zo snel mogelijk af te wijzen, maar om je tijd te besteden aan de gesprekken die er echt toe doen. Voor de kandidaat werkt het net zo: iemand die niet aan een harde eis voldoet, hoort dat liever meteen dan na een gesprek dat toch nergens toe leidt.

Wat pre-screening niet is

Pre-screening is geen assessment. Een assessment test vaardigheden, gedrag of persoonlijkheid, en gebeurt meestal pas verderop in een sollicitatieprocedure, vaak met een gespecialiseerd bureau. Pre-screening blijft beperkt tot een klein aantal feitelijke, objectief controleerbare vragen.

Het is ook geen vervanging van het keuzegesprek zelf. Pre-screening bepaalt wíe je spreekt, niet wie je aanneemt. Die twee dingen door elkaar halen is de meest gemaakte fout: een pre-screening die te streng wordt ingezet, filtert precies de kandidaten weg die met een klein gesprekje alsnog geschikt bleken.

Hoe een pre-screening er in de praktijk uitziet

Een goede pre-screening bestaat meestal uit drie stappen.

Stap 1: de harde eisen bepalen. Jij bepaalt welke eisen echt hard zijn (een rijbewijs dat wettelijk verplicht is voor de functie) en welke eigenlijk een voorkeur zijn (liever wel, maar geen dealbreaker). Die twee categorieën door elkaar laten lopen is waar veel pre-screenings misgaan.

Stap 2: de vragen stellen en doorvragen. De vragen worden gesteld, en bij een vaag antwoord wordt er doorgevraagd. "Best wel wat ervaring" is geen antwoord waar je iets mee kunt. Hoeveel jaar, en waarin: dat wel.

Stap 3: het resultaat overzichtelijk maken. De antwoorden worden samengevat, zodat jij in één oogopslag ziet wie aan de eisen voldoet en wie niet, zonder dat je het hele gesprek hoeft terug te lezen.

Zo is laag 2 van mijn eigen werk ook ingericht: jij bepaalt de vragen en de harde eisen, ik voer ze uit en vraag door bij een vaag antwoord. Voldoet iemand aan je eisen, dan zet ik hem voor je klaar. Voldoet iemand er niet aan, dan laat ik dat vriendelijk weten in plaats van hem te laten wachten op een telefoontje dat nooit komt. De beslissing wie je uiteindelijk aanneemt, blijft van jou. Concrete voorbeelden van dit soort vragen per functie staan in de beste pre-screeningvragen.

Waarom een menselijke check nodig blijft

Hoe strak je een pre-screening ook inricht, er blijft ruimte nodig voor twijfelgevallen. Een kandidaat die net niet aan een eis voldoet op papier, kan in de praktijk alsnog de sterkste kandidaat zijn. Filteren mag dus nooit hetzelfde worden als automatisch afwijzen zonder dat er iemand naar kijkt.

Een goed ingerichte pre-screening geeft je daarom altijd een overzicht in plaats van een uitspraak. Jij ziet wat er is beantwoord, en jij beslist wat dat betekent. Dat is niet alleen een kwestie van zorgvuldigheid richting kandidaten. Het voorkomt ook dat je onterecht sterke mensen misloopt door een te strak ingestelde eis.

Wanneer pre-screening minder zin heeft

Pre-screening werkt het best bij functies met veel sollicitanten en een paar duidelijke, objectief te controleren eisen. Bij een functie met maar een paar kandidaten, of bij een rol waarbij de eisen vooral draaien om ervaring die je toch pas in een gesprek goed kunt beoordelen, voegt een lange vragenlijst weinig toe. Dan is het efficiënter om meteen het gesprek aan te gaan, en de screening daar onderdeel van te maken.

Praktijkvoorbeeld: een productiefunctie met ploegendienst

Een productiebedrijf zoekt een operator die bereid is in ploegendienst te werken. Van de twintig sollicitanten die binnenkomen, geeft een pre-screening met drie vragen al binnen een paar minuten per kandidaat duidelijkheid: beschikbaarheid, ervaring met productiewerk, en bereidheid tot ploegendienst. Vijf kandidaten vallen af op de harde eis van ploegendienst. De overige vijftien kunnen meteen gebeld of gesproken worden over de inhoud van de functie, in plaats van dat die eerste vraag nog vijftien keer apart gesteld moet worden.

Conclusie

Pre-screening is niets anders dan de vragen die je toch al stelt, alleen eerder in het proces. Goed ingezet bespaart het je tijd zonder dat het ten koste gaat van eerlijke kansen voor kandidaten, mits je het gebruikt om te sorteren en niet om automatisch te oordelen.

Benieuwd hoe dat in de praktijk klinkt? Op wat ik doe lees je welke vragen ik stel en wat je daarna van me terugkrijgt.