Mag je sollicitanten benaderen via WhatsApp? (AVG en spelregels)

Ik krijg deze vraag vaak: mag ik sollicitanten eigenlijk zomaar via WhatsApp benaderen? Het antwoord is genuanceerder dan een simpel ja of nee, dus ik loop de belangrijkste principes met je door. Let op: dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Kom je in een specifieke situatie terecht, raadpleeg dan een jurist of privacyfunctionaris.

Waarom dit een privacyvraag is

Zodra je een telefoonnummer, naam of antwoord op een screeningsvraag vastlegt, verwerk je persoonsgegevens. Dat geldt voor een appje net zo goed als voor een sollicitatieformulier of een telefoongesprek. De AVG stelt daar een paar eisen aan, ongeacht het kanaal: je moet een geldige grondslag hebben, transparant zijn over wat je doet, en niet meer gegevens verzamelen dan nodig.

WhatsApp voegt daar geen extra verbod aan toe, maar ook geen vrijstelling. Het kanaal verandert de spelregels niet. Het is vooral de manier waarop je die spelregels toepast die aandacht vraagt.

Op welke grondslag mag je een sollicitant benaderen

In recruitment kom je meestal twee grondslagen tegen die relevant zijn:

• Toestemming. De kandidaat geeft expliciet aan akkoord te zijn met contact en het verwerken van zijn gegevens voor de sollicitatieprocedure.
• Gerechtvaardigd belang of uitvoering van (voor)contractuele stappen. Je hebt een redelijk, af te wegen belang om een sollicitant te benaderen naar aanleiding van zijn eigen reactie op een vacature.

Welke grondslag het beste past, hangt af van hoe de sollicitatie binnenkomt en wat je precies vastlegt. Bij twijfel is toestemming de veiligste en meest transparante route, zeker omdat een kandidaat dan zelf weet waar hij aan begint.

Toestemming vragen in de praktijk

Toestemming vragen hoeft geen bureaucratisch moment te zijn. Het werkt het best als het gewoon onderdeel is van het gesprek zelf: je legt kort uit wie er contact opneemt, waarover, en dat er een paar vragen volgen. Bij mij geven kandidaten die toestemming tijdens het gesprek zelf, voordat hun gegevens verder verwerkt worden. Geen los formulier, geen verstopt vinkje, gewoon een duidelijk moment in het gesprek.

Een paar praktische vuistregels:

• Wees concreet: waarover gaat het gesprek, en wat gebeurt er met de antwoorden.
• Vraag toestemming vóórdat je verder vraagt, niet achteraf.
• Leg vast dát er toestemming is gegeven, niet alleen dat het gesprek heeft plaatsgevonden.

Het recht om nee te zeggen (opt-out)

Een kandidaat mag altijd aangeven dat hij liever niet via WhatsApp benaderd wordt, of dat hij het gesprek wil stopzetten. Dat opt-out-recht is geen extra service, het is een basisrecht. Werk daarom met een duidelijk alternatief: geeft een kandidaat aan liever te bellen, dan schakel je over. WhatsApp is een startpunt, geen verplichte route.

Hetzelfde geldt na afloop: een kandidaat die niet meer benaderd wil worden, moet dat eenvoudig kunnen aangeven, zonder ingewikkelde stappen.

Een zakelijk kanaal versus een privénummer

Een praktisch punt dat vaak over het hoofd wordt gezien: appen vanaf een privénummer is iets anders dan werken via een officieel zakelijk WhatsApp-kanaal. Ik draai zelf op de officiële WhatsApp Business API van Meta, wat andere voorwaarden, waarborgen en verantwoordelijkheden met zich meebrengt dan een los 06-nummer. Voor een werkgever die dit zelf inricht, is dit onderscheid relevant om vooraf helder te hebben: via welk kanaal loopt het gesprek, en wie is daarvoor verantwoordelijk.

Spelregels op een rij

Welke gegevens je vastlegt, en hoelang

Naast de grondslag speelt ook mee wélke gegevens je vastlegt. Een naam, telefoonnummer en de antwoorden op je screeningsvragen zijn voor de sollicitatieprocedure logisch. Vraag je daarnaast door naar zaken die niets met de functie te maken hebben, dan verzamel je meer dan nodig is. Dat is precies waar de AVG een grens trekt: niet meer vastleggen dan waarvoor je een concrete reden hebt.

Hetzelfde geldt voor bewaartermijnen. Gegevens van een kandidaat die is afgewezen, hoeven niet voor onbepaalde tijd te blijven staan. Een redelijke bewaartermijn, gekoppeld aan het doel van de sollicitatieprocedure, hoort bij zorgvuldig omgaan met die gegevens.

Voorbeeld: een uitzendbureau met veel sollicitanten tegelijk

Een uitzendbureau dat doorlopend chauffeurs en magazijnmedewerkers werft, krijgt soms tientallen sollicitaties per week binnen. Bij dat volume is het extra belangrijk om vooraf helder te hebben welke gegevens je vastlegt en hoelang: bij een grote instroom is het verleidelijk om "voor de zekerheid" meer te bewaren dan nodig, terwijl juist bij hoge volumes duidelijke afspraken het overzichtelijk houden.

Wat als een kandidaat vraagt om verwijdering

Een kandidaat kan altijd vragen om zijn gegevens te laten verwijderen, ook als hij niet is aangenomen. Zorg dat dit praktisch mogelijk is: een duidelijk aanspreekpunt, en een proces om zo'n verzoek daadwerkelijk op te volgen. Dit hoort bij dezelfde zorgvuldigheid als het vragen van toestemming aan de voorkant. Het is geen losstaande verplichting, maar het sluitstuk van hetzelfde proces.

Wat dit betekent voor je sollicitatieproces

Voor de meeste werkgevers komt het neer op drie dingen: wees duidelijk over wat er gebeurt, vraag toestemming op het juiste moment, en maak opt-out makkelijk. Doe je dat, dan is werven via WhatsApp niet fundamenteel anders of risicovoller dan bellen of e-mailen. Het vraagt alleen om dezelfde zorgvuldigheid, toegepast op een nieuw kanaal.

Conclusie

Sollicitanten benaderen via WhatsApp mag, mits je de basisprincipes van de AVG volgt: een grondslag, transparantie, en de mogelijkheid om nee te zeggen. Twijfel je over jouw specifieke situatie, raadpleeg dan een jurist of privacyfunctionaris. Dit artikel is bedoeld als algemene uitleg, niet als juridisch advies op maat.

Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet, inclusief het toestemmingsmoment in het gesprek zelf? Dat staat op WhatsApp recruitment.

Let op: dit artikel geeft algemene informatie over AVG-principes bij werven via WhatsApp. Het is geen juridisch advies. Voor een beoordeling van jouw specifieke situatie raad ik aan een jurist of privacyfunctionaris te raadplegen.