WhatsApp versus bellen en e-mail bij sollicitanten

Elk kanaal heeft zijn plek in recruitment. De vraag is niet welk kanaal "wint", maar welk kanaal het beste past bij het moment waarop je een sollicitant voor het eerst bereikt. Hieronder de praktische verschillen, zonder open-percentages. Die staan namelijk niet vast genoeg om als harde claim te gebruiken.

Het kernprobleem: warme kandidaten die afkoelen

Een sollicitant die reageert op een vacature is op dat moment warm: hij heeft net besloten dat hij geïnteresseerd is. Elke minuut die daarna verstrijkt zonder contact, is een minuut waarin die interesse kan wegzakken, of waarin hij ergens anders solliciteert.

Uit de praktijk van recruitmentcampagnes voor uitvoerende functies blijkt dat een aanzienlijk deel van deze warme kandidaten niet op tijd wordt bereikt of opgevolgd. In de ervaring van de mensen achter mij gaat dat vaak om zo'n 60%. Dat is geen extern onderzoek, maar praktijkervaring, opgedaan bij tientallen opdrachtgevers. Het verklaart waarom het kanaal en de snelheid van het eerste contact zo veel gewicht in de schaal leggen.

Bellen: krachtig, maar tijdrovend

Een telefoongesprek is persoonlijk en direct, als het lukt. Het probleem zit in het bereiken zelf: een sollicitant die aan het werk is, in de auto zit of gewoon niet opneemt van een onbekend nummer, mis je. Vervolgens moet je opnieuw bellen, vaak meerdere keren, op momenten die niet altijd samenvallen met wanneer de kandidaat wél beschikbaar is.

Voor uitvoerende functies is dit extra lastig: monteurs, magazijnmedewerkers en pedagogisch medewerkers werken vaak juist tijdens de kantooruren waarin een recruiter belt. Het resultaat is een reeks gemiste oproepen aan beide kanten.

E-mail: rustig, maar traag

E-mail werkt goed voor functies waar de doelgroep toch al de hele dag achter een scherm zit. Bij uitvoerende functies ligt dat anders: een sollicitatiemail wordt vaak pas 's avonds gelezen, als de kandidaat al lang naar huis is. Tegen die tijd heeft hij mogelijk al ergens anders gereageerd.

E-mail heeft ook een drempel die WhatsApp niet heeft: een kandidaat moet zijn mailbox openen, wat voor sommige doelgroepen minder vanzelfsprekend is dan de app die toch al openstaat.

WhatsApp: waar de kandidaat al is

WhatsApp combineert het beste van beide: het is direct zoals bellen, maar de kandidaat hoeft niet op te nemen op het moment zelf. Hij leest en reageert wanneer het hem uitkomt, vaak binnen enkele minuten. Voor uitvoerende functies is dit meestal het kanaal waar mensen toch al actief in zitten, de hele dag door.

Het geverifieerde effect hiervan: contact leggen binnen 5 minuten na een sollicitatie geeft ongeveer 80% meer kans dat je die kandidaat daadwerkelijk te pakken krijgt, vergeleken met later reageren. Dat is niet uniek aan WhatsApp als techniek, maar WhatsApp maakt die snelheid praktisch haalbaar. Ook 's avonds, ook in het weekend, zonder dat een recruiter zelf achter zijn telefoon hoeft te zitten.

Wat dit concreet betekent voor een recruiter

Neem een vacature voor een magazijnmedewerker bij een logistiek bedrijf. Een sollicitant reageert op zaterdagmiddag. Bij een telefonische aanpak wacht die kandidaat tot maandagochtend, en is de kans groot dat hij dan al bij een ander bedrijf aan de slag is, of simpelweg niet meer opneemt omdat het "te laat" voelt. Bij een e-mailaanpak leest hij het bericht misschien zondagavond, ergens tussen andere mail door. Bij een WhatsApp-aanpak krijgt hij dezelfde middag nog een reactie, op het moment dat zijn interesse nog vers is.

Dit verschil telt het zwaarst mee bij functies met veel concurrentie om dezelfde kandidaten: monteurs, chauffeurs, magazijnmedewerkers en pedagogisch medewerkers zijn typisch profielen waarbij meerdere werkgevers tegelijk werven. Wie als eerste een duidelijk, persoonlijk bericht stuurt, staat voor bij die kandidaat.

Wanneer bellen of e-mailen wél de betere keuze is

Dit is geen pleidooi om bellen of e-mailen helemaal te laten. Bij een laatste kennismaking, een lastige arbeidsvoorwaardenvraag of een kandidaat die zelf aangeeft liever te bellen, is telefonisch contact nog altijd de juiste keuze. E-mail blijft nuttig voor formele bevestigingen, zoals een aanbod op papier. Het gaat om het eerste, snelle contactmoment. Daar wint WhatsApp het meestal van beide andere kanalen.

Hoe ik dit zelf inzet

Ik voer het eerste contact via WhatsApp, binnen 5 minuten, 24/7. Blijft een kandidaat stil, dan stuur ik zelf een vriendelijke herinnering. Loopt een vraag vast op iets dat verder gaat dan de screening, dan schakel ik door naar jou of HR. WhatsApp is bij mij het startpunt, geen eindpunt.

Conclusie

Bellen en e-mailen hebben allebei hun plek, maar bij het eerste contact met sollicitanten voor uitvoerende functies verliest een recruiter vaak kandidaten aan de klok, niet aan het gebrek aan interesse. WhatsApp lost precies dat probleem op: het kanaal waar de kandidaat toch al zit, met een reactiesnelheid die met bellen of mailen lastig te evenaren is.

Wil je het verschil zelf merken? Maak een account aan en laat mij het eerste contact doen. De eerste twee weken zijn gratis.