Werving en selectie: de stappen, en waar de tijd echt in gaat zitten

Wat werving en selectie betekent

Werving en selectie is het hele traject van een openstaande vacature tot een getekend contract. Het is één term voor twee dingen die achter elkaar gebeuren.

Werving is het deel waarin je zorgt dat mensen zich melden. De vacaturetekst, de kanalen waarop die verschijnt, het budget, het bereik. Alles wat ervoor zorgt dat de juiste mensen weten dat de functie bestaat.

Selectie is het deel daarna. Je hebt een groep mensen en je moet er één uitkiezen: spreken, toetsen aan je eisen, vergelijken en beslissen.

In de praktijk hoor je er allerlei woorden voor door elkaar: wervingsproces, werving- en selectieprocedure, een selectietraject. Ze gaan allemaal over hetzelfde: hoe je van een vacature bij een nieuwe collega komt.

Twee vakken, geen één

Werving en selectie worden altijd in één adem genoemd, maar het zijn twee verschillende problemen die om verschillende dingen vragen.

Werving is een marketingvraagstuk. Je wilt dat de juiste mensen weten dat de functie bestaat en zich melden. Dat gaat over kanalen, over de tekst van je vacature, over budget en bereik.

Selectie is een beoordelingsvraagstuk. Je hebt een groep mensen en je moet er één uit kiezen, op een manier die uitlegbaar is en die je bij de tiende kandidaat nog net zo doet als bij de eerste.

Wie die twee door elkaar haalt, lost het verkeerde probleem op. Meer bereik kopen helpt niet als je de mensen die je al hebt niet spreekt. En een strenger selectieproces helpt niet als er te weinig instroom is.

De stappen, van vacature tot aanname

1. De vacature en de eisen. Voordat er iets naar buiten gaat, moet duidelijk zijn wat de harde eisen zijn. Niet de wenselijkheden, maar de dingen waarop je iemand echt afwijst: een certificaat, een rijbewijs, beschikbaarheid op bepaalde dagen, een maximale reisafstand. Die lijst bepaalt straks je hele selectie.

2. Het bereik. De vacature gaat naar buiten: eigen website, vacaturebank, sociale media, misschien een advertentiecampagne. Hier gaat het zichtbare budget heen.

3. De instroom. Mensen melden zich. Vanaf dit moment loopt er een klok, en die is korter dan de meeste werkgevers denken.

4. Het eerste contact. Iemand neemt contact op met de sollicitant. Hier valt in de praktijk de meeste tijd weg en verdwijnen de meeste kandidaten.

5. De voorselectie. De harde eisen worden getoetst. Wie er niet aan voldoet, valt af; wie eraan voldoet, gaat door naar een gesprek. Hoe je die stap inricht, staat in wat pre-screening is.

6. Het gesprek en de beslissing. Nu pas begint het werk waar het eigenlijk om ging.

Wat opvalt als je het zo op een rij zet: stap 1 en 2 krijgen bijna alle aandacht en het hele budget. Stap 4 en 5 bepalen hoeveel je er uiteindelijk aan overhoudt, en daar is meestal niets voor ingericht.

Hoe lang een werving- en selectietraject duurt

Hier wil iedereen een getal, en elk getal dat ik zou noemen is misleidend. Een vrachtwagenchauffeur, een pedagogisch medewerker en een financieel manager zitten in totaal verschillende markten, met totaal verschillende doorlooptijden.

Wat wel overal hetzelfde is, is de verhouding. Als je een traject van een paar weken uit elkaar trekt in handelingen en wachttijd, dan is het stuk waarin iemand daadwerkelijk iets doet klein. Een vacature schrijven kost een paar uur. Een gesprek kost een uur. De voorselectie kost minuten per kandidaat.

De rest is wachten.

Dat is nuttig om te weten, want het betekent dat de vraag "hoe lang duurt dit" eigenlijk de verkeerde vraag is. De bruikbare vraag is: waar in mijn traject zitten de stiltes, en hoe lang zijn ze. Dat kun je meten, en in tegenstelling tot de markt kun je het veranderen.

Waar de tijd echt in gaat zitten

Als je een doorlooptijd van vijf weken uit elkaar trekt, zit het overgrote deel daarvan niet in handelingen maar in wachten.

Wachten tussen de sollicitatie en het eerste telefoontje. Wachten tot iemand terugbelt die je niet te pakken kreeg. Wachten op een reactie op een mail. Wachten tot er in twee agenda's tegelijk een gat valt. En daarna wachten op een beslissing die bij iemand op het bureau ligt.

Dat is goed nieuws, want wachttijd is veel makkelijker in te korten dan werktijd. Je hoeft niemand harder te laten werken; je hoeft alleen de stiltes weg te halen.

De twee plekken waar je het meest wint

Het eerste contact. Wie zich net heeft gemeld, denkt op dat moment aan werk. Twee dagen later niet meer. Contact binnen minuten in plaats van dagen verandert je opkomst meer dan welke andere ingreep dan ook, en het kost geen extra bereik. Hoeveel tijd je daar precies hebt, reken ik voor in hoe snel je moet reageren op een sollicitant.

Daar komt bij dat bellen slecht werkt voor precies de groep die je zoekt: wie overdag aan het werk is, kan niet opnemen. Ik schrijf daar uitgebreider over in waarom sollicitanten niet meer reageren.

De voorselectie. Als je harde eisen bij iedereen op dezelfde manier uitvraagt, wordt de rest van je proces korter én eerlijker. Korter, omdat je geen gesprekken meer voert met mensen die het certificaat niet hebben. Eerlijker, omdat iedereen dezelfde vragen krijgt in plaats van dat het afhangt van wie er belde en op welk moment van de dag.

Werving en selectie uitbesteden, of een deel ervan

De vraag komt meestal neer op geld tegen tijd. Een werving- en selectiebureau levert kandidaten die al gesproken zijn, tegen een fee per plaatsing. Zelf doen is per aanname goedkoper, maar kost je eigen uren, en die vallen precies op de momenten dat je ze niet hebt.

Die keuze wordt bijna altijd gepresenteerd als alles of niets, en dat is hij niet. Je kunt het traject ook in stukken knippen en alleen het deel weggeven waar het misgaat.

Alleen de werving uitbesteden doe je als er te weinig mensen binnenkomen. Dan koop je bereik: een campagne, een bureau, een vacaturebank.

Alleen het eerste contact en de voorselectie uitbesteden doe je als er wel mensen binnenkomen maar je ze niet op tijd spreekt. Dan houd je je eigen bereik en je eigen merk, en verlies je geen kandidaten meer in de stilte ertussen.

Alles uitbesteden doe je als je zowel het bereik als de uren niet hebt, en bereid bent daarvoor per plaatsing te betalen.

De fout die ik het vaakst zie is dat werkgevers het eerste kiezen terwijl ze het tweede probleem hebben. Ze kopen meer instroom en gieten die in een proces dat de instroom die er al was ook niet aankon. Hoe je ziet welk van de twee je hebt, staat in personeelstekort.

Waar ik zit in dit proces

Ik zit tussen de instroom en het gesprek: stap 4 en 5. Ik app iedereen die zich meldt binnen vijf minuten, ook 's avonds en in het weekend, stel jouw harde vragen, blijf herinneren tot er antwoord komt, en zet de kandidaten gesorteerd door naar het systeem dat je al gebruikt.

De werving doe je zelf: het bereik, de vacature, de campagnes. En de selectie zelf, de beoordeling of iemand echt past, blijft ook bij jou. Ik zorg dat de mensen die je spreekt de moeite waard zijn, en dat er niemand tussenuit valt voordat je ze gesproken hebt.