Sollicitanten opvolgen buiten kantooruren (zonder 's avonds te werken)

Kijk eens naar het tijdstip waarop de meeste sollicitaties voor een uitvoerende functie binnenkomen. De kans is groot dat een flink deel daarvan 's avonds of in het weekend valt. In dit artikel leg ik uit waarom dat zo is, en hoe je dat opvolgt zonder dat jij zelf buiten werktijd achter je telefoon moet blijven zitten.

Waarom sollicitaties zich niet aan kantooruren houden

Een monteur, chauffeur of medewerker in de productie werkt vaak zelf van 8 tot 5, of in ploegendienst. Overdag solliciteren is voor deze groep lastiger dan voor iemand met een kantoorbaan achter een scherm. 's Avonds, na het eten, of in het weekend is voor veel mensen het enige rustige moment om vacatures te bekijken en te reageren.

Dat betekent dat een flink deel van je sollicitanten precies op de momenten reageert waarop jouw kantoor gesloten is. Wacht je met opvolgen tot de eerstvolgende werkdag, dan ligt er soms al anderhalve dag tussen de sollicitatie en het eerste contact. In die tijd is een kandidaat voor een schaarse functie zelden stil blijven zitten. Hoeveel dat verschil precies uitmaakt, lees je in hoe snel moet je reageren op een sollicitant.

Wat "opvolgen buiten kantooruren" niet hoeft te betekenen

De meest gehoorde weerstand tegen dit onderwerp is: "Ik ga toch niet 's avonds voor mijn werk zitten appen?" Terecht. Dat hoeft ook niet. Het doel is niet dat jij zelf op elk moment van de dag bereikbaar bent. Het doel is dat er íéts gebeurt op het moment dat de kandidaat actief is: een eerste reactie, een paar vragen, een teken van leven. Dan blijft die kandidaat niet urenlang in onzekerheid zitten en gaat hij niet verder kijken.

Er is dus een verschil tussen "altijd zelf bereikbaar zijn" en "ervoor zorgen dat er altijd wordt gereageerd". Dat tweede is te organiseren zonder dat het ten koste gaat van jouw avonden.

Drie manieren om dit te organiseren

Een rooster onder collega's

Bij grotere teams is een toerbeurt een voor de hand liggende aanpak: elke week is iemand anders verantwoordelijk voor het checken van nieuwe sollicitaties in de avonduren. Het nadeel is dat dit afhankelijk blijft van discipline, en dat de werklast ongelijk aanvoelt naarmate het team drukker wordt.

Vaste eerste-reactie templates

Een tweede optie is het klaarzetten van een korte, vaste openingsboodschap die iedereen in het team snel kan versturen, ook tussen andere werkzaamheden door. Dat werkt beter dan niets, maar het blijft afhankelijk van wie er op dat moment tijd en zin heeft om het bericht daadwerkelijk te sturen.

Het eerste contact laten overnemen

De derde optie is het eerste contactmoment structureel laten overnemen, zodat iedere sollicitant binnen enkele minuten een reactie krijgt, ongeacht het tijdstip, en jij pas instapt zodra er een kandidaat is die het gesprek waard is.

Zo werkt dat bij mij: ik neem het eerste WhatsApp-contact over, ook 's avonds, 's nachts en in het weekend, en stel meteen de vragen die jij hebt klaargezet. Reageert een kandidaat niet meteen, dan stuur ik zelf een vriendelijke reminder. Jij ziet de volgende ochtend gewoon terug wat er is gebeurd, zonder dat je er zelf voor wakker hebt hoeven liggen.

Wat het je oplevert als je dit goed regelt

Reactiesnelheid en bereikbaarheid buiten kantooruren horen bij elkaar. Je krijgt mensen 80% meer te pakken als je binnen 5 minuten reageert, en een flink deel van die eerste 5 minuten valt bij uitvoerend werk nu eenmaal 's avonds of in het weekend. Regel je de opvolging alleen tijdens kantooruren, dan loop je dat voordeel voor een groot deel van je sollicitanten gewoon mis. Niet omdat je proces overdag niet goed is, maar omdat het de helft van de tijd niet aanstaat.

Een korte checklist voordat je dit regelt

Voordat je een aanpak kiest, is het handig om eerst scherp te hebben wat je precies nodig hebt:

• Weet je hoe laat je sollicitaties nu binnenkomen, of ga je op je gevoel af?
• Is er een vaste eerste boodschap die de deur uit kan, ongeacht wie hem verstuurt?
• Wie checkt 's ochtends wat er 's nachts is binnengekomen, en hoe snel gebeurt dat?
• Wat gebeurt er als een kandidaat na het eerste bericht niet meer reageert?
• Hoeveel van deze stappen wil je zelf blijven doen, en hoeveel mag iemand anders overnemen?

Met die antwoorden helder, is de keuze tussen een rooster, vaste templates of een volledig overgenomen eerste contact veel makkelijker te maken.

Wat je zelf wél moet blijven doen

Opvolgen buiten kantooruren gaat over het eerste contact en de voorselectie, niet over de uiteindelijke beslissing. Wie je uiteindelijk aanneemt, blijft een keuze die bij jou hoort te liggen. Een goed ingericht proces zorgt dat je 's ochtends een overzicht hebt van wie er heeft gereageerd en wat er is gezegd, zodat jij daar met volle aandacht op verder kunt, in plaats van dat je de avond ervoor al bezig bent geweest met het eerste, tijdrovende contact. Welke vragen daar precies bij horen, staat in wat is pre-screening van kandidaten.

Praktijkvoorbeeld: een sollicitatie om 21:00 bij een kinderdagverblijf

Een pedagogisch medewerker solliciteert 's avonds om 21:00 uur, na het naar bed brengen van haar eigen kinderen. Niemand van het kinderdagverblijf is op dat moment aan het werk. Wordt er pas de volgende ochtend gereageerd, dan heeft ze inmiddels misschien al bij een andere opvang gesolliciteerd die wél snel iets liet horen.

Komt er diezelfde avond nog een kort WhatsApp-bericht met een paar vragen over opleiding, ervaring en beschikbare uren, dan gaat ze naar bed met het gevoel dat er al iets in gang is gezet. Dat verschil zit niet in harder werken, maar in een proces dat niet stopt zodra de kantoordeur dichtgaat.

Conclusie

Sollicitaties houden zich niet aan kantooruren, zeker niet bij uitvoerend werk. Dat wil niet zeggen dat jij dat ook niet mag doen. Het wil zeggen dat het eerste contactmoment ergens anders moet landen dan bij jouw agenda.

Benieuwd hoe dat werkt als iemand anders die avonduren voor je overneemt? Maak een account aan en kijk zelf wat er 's avonds binnenkomt. De eerste twee weken zijn gratis.