Kandidaten nemen niet op: wat nu?

Je belt een kandidaat, het gaat over op de voicemail, en je probeert het een uur later nog eens. Weer niets. Dit is een van de meest gehoorde frustraties die ik van werkgevers hoor, vooral bij uitvoerende functies waar telefonisch contact nog de standaard is. In dit artikel leg ik uit waarom dat gebeurt, en wat er in de praktijk beter werkt.

Het onbekende-nummer-probleem

Een 06-nummer dat niet in je contacten staat, wordt door veel mensen simpelweg genegeerd. Dat geldt zeker tijdens werktijd: iemand die aan het werk is, op een leaseauto rijdt of een productielijn bedient, neemt niet zomaar op voor een nummer dat hij niet herkent. Een gemiste oproep zonder voicemail helpt dan ook niet. De kandidaat weet niet eens dat jij het was, laat staan waarom je belde.

Zelfs een ingesproken voicemail wordt niet altijd snel afgeluisterd. Veel mensen laten voicemails dagenlang liggen, of luisteren ze pas 's avonds terug, als het momentum van de sollicitatie allang weg is.

Waarom een appje beter binnenkomt

Een WhatsApp-bericht heeft een aantal voordelen die een telefoontje niet heeft. Het is asynchroon: de kandidaat hoeft niet op te nemen op het moment dat jij belt, maar kan reageren zodra het hem uitkomt. Het is minder opdringerig: een bericht valt op in het notificatiescherm, zonder dat iemand direct het gesprek hoeft aan te gaan. En het voelt persoonlijker dan een 06-nummer op een telefoonscherm, juist omdat mensen WhatsApp al gebruiken om met vrienden en familie te praten, niet alleen zakelijk.

Dat is geen kwestie van open-percentages of harde cijfers over hoe vaak WhatsApp-berichten worden gelezen. Het is praktische logica: een bericht dat de kandidaat op zijn eigen moment kan lezen en beantwoorden, verlaagt de drempel om te reageren. Hoe die logica zich verhoudt tot bellen en mailen in de praktijk, lees je uitgebreider in WhatsApp versus bellen en e-mail bij sollicitanten.

Het cijfer: wat snelheid en het juiste kanaal opleveren

Je krijgt mensen 80% meer te pakken als je binnen 5 minuten na de sollicitatie contact opneemt, vergeleken met een latere reactie. Dat cijfer gaat niet alleen over snelheid. Het gaat ook over het kanaal waarin die snelheid landt. Een snel telefoontje dat niet wordt opgenomen, levert nog steeds niets op. Een snel WhatsApp-bericht wordt vaker gezien, ook als de kandidaat niet meteen kan reageren.

Wat het je oplevert: minder tijd aan voicemails

Voor werkgevers die nu vooral bellen, is het praktische voordeel meetbaar: 20 voicemails per week minder is wat je overhoudt als het eerste contact via WhatsApp verloopt in plaats van via herhaaldelijk telefonisch nabellen. Dat is tijd die nu opgaat aan inspreken, terugbellen en opnieuw proberen. Tijd die je liever besteedt aan kandidaten die al met je in gesprek zijn.

Wat je concreet kunt doen

• Stuur eerst een kort bericht, bel daarna pas. Een appje met wie je bent en waarom je contact zoekt, verhoogt de kans dat een telefoontje daarna wél wordt opgenomen. De kandidaat herkent dan het nummer of de naam.
• Wacht niet tot je "toch iemand aan de lijn moet krijgen". Stel je belangrijkste vraag direct in het bericht, zodat een kandidaat ook zonder telefoongesprek al kan reageren.
• Bel niet drie keer achter elkaar. Herhaald bellen zonder resultaat kost jou tijd en voelt voor de kandidaat al snel als opdringerig, precies het tegenovergestelde van wat je wilt.
• Laat het eerste contact niet afhangen van wie er toevallig tijd heeft om te bellen. Een vast eerste bericht dat automatisch de deur uitgaat, zorgt dat niemand wacht op het toevallige moment dat iemand in het team een telefoon oppakt.
• Houd het gesprek terugleesbaar. Een appgesprek kun je later terugzoeken; een telefoontje dat niemand heeft opgeschreven, ben je zo weer kwijt. Dat overzicht helpt vooral als er meerdere collega's bij de opvolging betrokken zijn.

Wanneer bellen wél de juiste keuze blijft

Dit betekent niet dat bellen overbodig is geworden. Zodra een kandidaat heeft aangegeven dat hij interesse heeft, is een telefoongesprek vaak nog steeds de snelste manier om details door te nemen, twijfels weg te nemen of een afspraak te plannen. Het punt is niet "nooit meer bellen", maar wel: begin niet met bellen als eerste, onaangekondigde stap. Een kandidaat die al via WhatsApp met je in gesprek is, neemt een telefoontje van jou daarna vaak wél sneller aan. Hij weet inmiddels wie je bent en waar het over gaat.

Praktijkvoorbeeld: drie keer bellen, geen reactie

Een recruiter belt een kandidaat voor een functie in de logistiek drie keer op een ochtend, telkens zonder gehoor. Tegen de middag geeft hij het op en gaat verder met de volgende naam op de lijst. Diezelfde kandidaat had, achteraf bleek, gewoon op zijn werk gestaan en zijn telefoon niet gehoord. Een kort WhatsApp-bericht met de vraag "Ben je nog beschikbaar voor de functie als heftruckchauffeur? Laat het weten wanneer het jou uitkomt" had waarschijnlijk binnen een paar uur een reactie opgeleverd, zonder dat er nog een keer gebeld hoefde te worden.

Conclusie

Kandidaten die niet opnemen, negeren jou niet persoonlijk. Ze negeren een onbekend nummer, precies zoals jij dat zelf ook zou doen. Een bericht dat op het eigen moment van de kandidaat gelezen kan worden, komt in de praktijk vaker aan dan een telefoontje dat toevallig net verkeerd uitkomt.

Wil je zien hoe dat werkt als het eerste contact niet meer van een telefoontje afhangt? Op zo werk ik loop ik het hele gesprek met je door, van eerste bericht tot overzicht.